Peter hat ein neues Hobby. Er stellt am Wochenende Tische und Stühle in seiner Werkstatt. Die Möbel kommen richtig gut an und er kriegt immer wieder Anfragen. Für Peter wird es Zeit, sein Hobby zum Beruf zu machen und seinen eigenen Tischlerei Betrieb zu eröffnen. Bevor er sein Unternehmen gründet, muss er sich aber noch Gedanken über das richtige Buchführungssystem machen. Ob Peter seine Geschäftsfälle besser einfach oder doppelt erfasst, klären wir jetzt.

In der Praxis kommen vor allem zwei Buchführungssysteme zum Einsatz. Die Einnahmen Ausgaben Rechnung und die doppelte Buchhaltung oder doppelte Buchführung genannt. Die Einnahmen Ausgaben Rechnung ist die einfache Art der Gewinnermittlung. Sie kann unkompliziert erstellt werden und sie ist leicht nachzuvollziehen, liefert dadurch aber keine umfangreichen Informationen. Es ist keine besondere Software notwendig. Demnach ist sie auch mit geringen Kosten verbunden.

Die Einnahmen Ausgaben Rechnung ist vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen geeignet. Die doppelte Buchhaltung ist aufwendiger und schwieriger nachzuvollziehen. Deshalb müssen Unternehmen meist eine Person anstellen oder beauftragen, die die Buchhaltung für sie stellt. Da bei der doppelten Buchhaltung umfangreich aufgezeichnet wird, kann man aus ihr viele Informationen herauslesen und wichtige Kennzahlen berechnen. Um die Aufzeichnung zu erleichtern, schaffen sich Unternehmen in der Regel eine umfangreiche Software wie SAP oder BMD an. Wegen dem vermehrten Zeitaufwand sowie den Ausgaben für Personal und Software ist die doppelte Buchhaltung mit höheren Kosten verbunden.

Die doppelte Buchhaltung macht meistens erst ab einer gewissen Unternehmensgröße Sinn. Zurück zu Peter. Welches Buchführungssystem soll er wählen? Peter hat weder Know How von Buchhaltung noch viel Budget für Software oder Fachkraft. Sein Unternehmen befindet sich noch im Aufbau. Die doppelte Aufzeichnung würde ihm also nicht deutlich mehr Informationen liefern.

Da mehr Punkte für die Einnahmen Ausgaben Rechnung sprechen entscheidet er sich für diese. Je nachdem, welches Führungssystem gewählt wird, kommt es zu Unterschieden in der Buchhaltung. Zum einen bei der Aufzeichnung. Bei der Einnahmen Ausgaben Rechnung werden alle Einnahmen und Ausgaben einmal aufgezeichnet. Sie werden nach Datum sortiert, in Büchern erfasst, wie dem Kassenbuch, dem Bankbuch und dem Wareneingangsbuch. Es wird also festgehalten, wenn Geld eingenommen oder ausgegeben wird.

In der doppelten Buchhaltung werden Geschäftsfälle nicht nur einmal, sondern gleich zweimal erfasst. Daher hat die doppelte Buchhaltung auch ihren Namen, denn es wird immer doppelt auf zwei Konten gebucht. Es wird festgehalten, wofür Geld ausgegeben oder eingenommen wurde und wie bezahlt wurde. Aufgrund dieser unterschiedlichen Aufzeichnungen wird auch der Gewinn oder Verlust am Ende des Jahres unterschiedlich ermittelt. Bei der Einnahmen Ausgaben Rechnung wird der Gewinn oder Verlust durch die Gegenüberstellung der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben ermittelt.

Bei der doppelten Buchhaltung hingegen wird der Gewinn oder Verlust doppelt ermittelt, mit dem Eigenkapitalvergleich und mit der Gewinn und Verlustrechnung. Auch das Datum, mit dem ein Geschäftsfall verbucht wird, also das Buchungsdatum kann bei den zwei Buchführungssystemen abweichen. Bei der Einnahmen Ausgaben Rechnung gilt das Zufluss Abfluss Prinzip. Das bedeutet, dass ein Geschäftsfall zum tatsächlichen Zeitpunkt der Einnahme bzw Ausgabe verbucht wird.

Bei der doppelten Buchhaltung hingegen ist für diese Buchungen das Rechnungsdatum entscheidend. Wenn Peter beispielsweise Holz von seinem Lieferanten bestellt und sie vereinbaren, dass Peter erst in zwei Wochen bezahlen muss, aber schon jetzt die Rechnung bekommt, dann wird diese Geschäftsfall bei der Einnahmen Ausgaben Rechnung erst in zwei Wochen mit dem Tag, an dem er tatsächlich gezahlt hat, verbucht. Und bei der doppelten Buchhaltung wird der Einkauf bereits mit dem Tag, mit dem die Rechnung ausgestellt ist, verbucht.

Es gibt aber noch eine weitere Sache, die Peter für seine Entscheidung bedenken muss: die Buchführungpflicht. Dazu mehr im nächsten Video.